Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

Advanced Email Technologies („Advanced Email Technologies", „wir", „uns", „unser") ist der Verantwortliche für personenbezogene Daten, die über die Dienste Certified Email und Certified Notification (zusammen der „Dienst") verarbeitet werden, verfügbar unter certifiedemail.pro. Unser eingetragener Sitz befindet sich in Via Stoppani 13, 24121 Bergamo, Italien. Bei Fragen zu dieser Erklärung oder Ihren personenbezogenen Daten kontaktieren Sie uns bitte unter privacy@certifiedemail.pro.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit der Verordnung (EU) 2016/679 (die „DSGVO") und dem italienischen Gesetzesdekret Nr. 196/2003 (Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten) in der durch Gesetzesdekret Nr. 101/2018 geänderten Fassung. Unsere Verarbeitungstätigkeiten erreichen nicht die in Artikel 37 DSGVO genannten Schwellenwerte, die die Bestellung eines gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzbeauftragten erfordern würden. Alle datenschutzrechtlichen Anfragen werden direkt von unserem Datenschutzteam unter der oben genannten Adresse bearbeitet.

2. Anwendungsbereich dieser Erklärung

Diese Erklärung gilt für personenbezogene Daten, die wir über folgende Personen verarbeiten:

• Besucher unserer Unternehmenswebsite;
• registrierte Nutzer des Dienstes (Kontoinhaber);
• Personen, die als Empfänger einer über den Dienst versendeten zertifizierten E-Mail oder zertifizierten Benachrichtigung angegeben sind; und
• Personen, die sich an unser Support- oder Vertriebsteam wenden.

Sie erstreckt sich nicht auf die Praktiken verlinkter Websites Dritter oder von Absendern, die den Dienst zur Kontaktaufnahme mit Ihnen nutzen – ein Absender bleibt als eigenständiger Verantwortlicher selbst für seine eigenen Mitteilungen und deren Rechtsgrundlage verantwortlich.

3. Von uns erhobene personenbezogene Daten

3.1 Kontodaten

Name, E-Mail-Adresse, Passwort (gespeichert als gesalzener Hash), Rechnungsadresse und, sofern zutreffend, Umsatzsteuer- oder Steueridentifikationsnummer.

3.2 Daten zertifizierter Kommunikation

Inhalt und Anhänge der von Ihnen zertifizierten Nachrichten, die E-Mail-Adresse des Empfängers, Zustell- und Annahmebestätigungen des E-Mail-Servers des Empfängers und – bei Certified Notification – die von Ihnen angegebenen Identitätsdaten des Empfängers (Name und Identifikationsnummer) sowie die vom Empfänger zum Entsperren des Dokuments eingegebenen Identitätsdaten.

3.3 Technische Daten und Nutzungsdaten

IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, besuchte Seiten, Zeitstempel und Anmeldeaktivitäten. Siehe Abschnitt 10 zur Erhebung mittels Cookies.

3.4 Zahlungsdaten

Zahlungskarten- und Rechnungsdaten werden von unserem externen Zahlungsdienstleister erhoben und verarbeitet. Vollständige Kartennummern speichern wir nicht auf unseren eigenen Systemen.

3.5 Korrespondenz

Aufzeichnungen von Support-Tickets, E-Mails und anderen Mitteilungen, die Sie uns senden.

4. Wie wir Ihre Daten verwenden, und unsere Rechtsgrundlage

• —Zur Bereitstellung des Dienstes (Erstellung Ihres Kontos, Weiterleitung und Zertifizierung von Nachrichten, Erstellung von Zertifikaten) — erforderlich zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• —Zur Erstellung und Aufbewahrung von Beweiszertifikaten (Inhalts-Hash, Zustellnachweis, unabhängiger Zeitstempel) — erforderlich zur Vertragserfüllung und aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem zuverlässigen Beweisnachweis (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f).
• —Zur Zahlungsabwicklung und Einhaltung der Buchhaltungs- und Steuervorschriften — erforderlich zur Vertragserfüllung und zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c).
• —Zur Absicherung des Dienstes (Betrugsprävention, Missbrauchsüberwachung, Zugriffsprotokollierung) — berechtigtes Interesse am Schutz unserer Systeme und Nutzer (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
• —Zur Beantwortung von Support-Anfragen — erforderlich zur Vertragserfüllung und aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Lösung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f).
• —Zum Versand von Dienst- und Kontomitteilungen (Zertifikate, Belege, Sicherheitshinweise) — erforderlich zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b).
• —Zum Versand optionaler Marketingmitteilungen — nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können (Art. 6 Abs. 1 lit. a).
• —Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, einschließlich der Beantwortung rechtmäßiger Anfragen von Gerichten oder Behörden (Art. 6 Abs. 1 lit. c).

5. Inhalt zertifizierter Nachrichten und Aufbewahrung zu Beweiszwecken

Die Kernfunktion des Dienstes besteht darin, einen unabhängigen, manipulationssicheren Nachweis über Zustellung und Inhalt einer Nachricht zu erstellen. Das bedeutet, dass wir – anders als ein gewöhnlicher E-Mail-Anbieter – absichtlich einen kryptografischen Fingerabdruck (SHA-256-Hash) der Nachricht und ihrer Anhänge, die Zustellantwort des E-Mail-Servers des Empfängers sowie einen RFC-3161-Zeitstempel eines Dritten aufbewahren, solange Ihr Konto aktiv bleibt, damit das Zertifikat überprüfbar bleibt.

Da dieser Nachweis personenbezogene Daten über Sie und den Nachrichtenempfänger enthalten kann, beschränken wir dessen Nutzung strikt auf die Erstellung, Speicherung und – auf Ihren Wunsch – Reproduktion Ihres Zertifikats. Wir lesen, scannen oder verwenden den Inhalt zertifizierter Nachrichten nicht zu Werbezwecken, für Profiling oder für andere Zwecke als die Bereitstellung und Absicherung des Dienstes. Der Zugriff auf gespeicherte Nachrichten und Zertifikate erfordert eine authentifizierte Anmeldung; wir stellen sie nicht über öffentliche oder erratbare Links bereit.

Wenn Sie Ihr Konto schließen, bewahren wir Zertifikate und den zugrunde liegenden Beweisnachweis für den in Abschnitt 8 beschriebenen Zeitraum auf, um deren Beweiswert zu erhalten und unseren eigenen Aufbewahrungspflichten nachzukommen; danach werden sie gelöscht.

6. Mit wem wir Daten teilen

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir geben sie nur an folgende Kategorien von Empfängern weiter, die jeweils durch eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gebunden sind, sofern sie in unserem Auftrag handeln:

• Infrastruktur- und Hosting-Anbieter, zum Betrieb des Dienstes;
• Zahlungsdienstleister, zur Abwicklung von Abonnement- und nutzungsabhängigen Zahlungen;
• Die unabhängige Zeitstempelstelle, zur Ausstellung von RFC-3161-Zeitstempeln für Zertifikate;
• Anbieter von E-Mail-Zustellinfrastruktur, zur Weiterleitung zertifizierter Nachrichten über SPF/DKIM/DMARC-authentifizierte Kanäle;
• Berufliche Berater (Recht, Buchhaltung, Versicherung), soweit für deren Dienstleistungen erforderlich; und
• Gerichte, Behörden oder Strafverfolgungsbehörden, sofern wir gesetzlich zur Offenlegung von Daten verpflichtet sind oder um Rechtsansprüche geltend zu machen, auszuüben oder zu verteidigen.

7. Internationale Datenübermittlungen

Werden personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt, stützen wir uns auf einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder auf geeignete Garantien gemäß Artikel 46 DSGVO, etwa die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, ergänzt durch zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen, sofern erforderlich. Eine Kopie der jeweiligen Garantie können Sie unter privacy@certifiedemail.pro anfordern.

8. Aufbewahrung von Daten

• Kontodaten: solange Ihr Konto aktiv ist, sowie bis zu 10 Jahre danach, um italienischen Buchhaltungs-, Steuer- und zivilrechtlichen Verjährungspflichten nachzukommen.
• Zertifikate und Beweisnachweise: solange Ihr Konto aktiv ist, damit Zertifikate unabhängig überprüfbar bleiben; sie werden innerhalb von 90 Tagen nach Kontoschließung gelöscht, sofern nicht eine längere Frist gesetzlich vorgeschrieben oder zur Verteidigung eines Rechtsanspruchs erforderlich ist.
• Zahlungsaufzeichnungen: werden von unserem Zahlungsdienstleister und von uns entsprechend dem geltenden italienischen Steuer- und Buchhaltungsrecht aufbewahrt, typischerweise bis zu 10 Jahre.
• Support-Korrespondenz: bis zu 3 Jahre nach Abschluss des Vorgangs.
• Aufzeichnungen zur Marketingeinwilligung: bis zum Widerruf der Einwilligung, zuzüglich eines begrenzten Zeitraums zum Nachweis dieses Widerrufs.

9. Sicherheit

• —TLS-Verschlüsselung für Daten während der Übertragung, einschließlich jeder weitergeleiteten Nachricht
• —SHA-256-Hashing zur Erkennung jeglicher Änderung zertifizierter Inhalte
• —Zugriff auf gespeicherte Nachrichten und Zertifikate ist authentifizierten Kontoinhabern vorbehalten
• —Rollenbasierte Zugriffskontrollen und Zugriffsprotokollierung für unser eigenes Personal
• —Regelmäßige Überprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Artikel 32 DSGVO

Kein System ist vollständig sicher. Sollten wir Kenntnis von einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten erlangen, die voraussichtlich ein Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten darstellt, benachrichtigen wir die Garante per la Protezione dei Dati Personali innerhalb von 72 Stunden sowie die betroffenen Personen, wie in den Artikeln 33 und 34 DSGVO vorgeschrieben.

10. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet Cookies, die für ihren Betrieb unbedingt erforderlich sind, sowie optionale Analyse-Cookies, die nur mit Ihrer Einwilligung eingesetzt werden. Alle Einzelheiten zu den von uns verwendeten Cookies und zur Verwaltung Ihrer Einstellungen finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

11. Ihre Rechte gemäß der DSGVO

Wenn Sie sich im Europäischen Wirtschaftsraum, im Vereinigten Königreich oder in einer anderen Rechtsordnung mit gleichwertigen Rechten befinden, können Sie:

• —Auskunft über die von uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen (Art. 15)
• —Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen (Art. 16)
• —Löschung Ihrer Daten unter bestimmten Umständen verlangen (Art. 17)
• —Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Umständen verlangen (Art. 18)
• —Eine Kopie Ihrer Daten in einem übertragbaren Format erhalten (Art. 20)
• —Der Verarbeitung, die auf unserem berechtigten Interesse beruht, einschließlich Direktmarketing, widersprechen (Art. 21)
• —Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass die bis zum Widerruf erfolgte Verarbeitung berührt wird (Art. 7 Abs. 3)

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an privacy@certifiedemail.pro. Wir werden innerhalb eines Monats antworten, wie in Artikel 12 Abs. 3 DSGVO vorgeschrieben. Wir müssen möglicherweise Ihre Identität überprüfen, bevor wir einer Anfrage nachkommen, und bestimmte Anfragen zu zertifizierten Beweisnachweisen können eingeschränkt sein, wenn eine Löschung oder Einschränkung ein bereits von einem Dritten genutztes Zertifikat beeinträchtigen würde; in diesem Fall erläutern wir Ihnen die jeweils geltende konkrete Einschränkung.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten nicht für automatisierte Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling, die rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlich erheblicher Weise beeinträchtigt.

13. Datenschutz für Kinder

Der Dienst ist für die geschäftliche und berufliche Nutzung durch Erwachsene bestimmt. Gemäß Artikel 2-quinquies des italienischen Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten, eingeführt durch Gesetzesdekret Nr. 101/2018, erheben wir wissentlich keine personenbezogenen Daten von Personen unter 14 Jahren ohne die Einwilligung eines Elternteils oder gesetzlichen Vertreters. Sollten Sie den Eindruck haben, dass uns ein Kind ohne eine solche Einwilligung personenbezogene Daten übermittelt hat, kontaktieren Sie uns bitte; wir werden diese löschen.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren, um Änderungen unserer Praktiken oder rechtlichen Verpflichtungen widerzuspiegeln. Wir werden die überarbeitete Fassung mit aktualisiertem Datum „Letzte Aktualisierung" auf dieser Seite veröffentlichen und registrierte Nutzer bei wesentlichen Änderungen per E-Mail informieren.

15. Kontakt und Beschwerden

Fragen, Anfragen oder Anliegen zu dieser Erklärung oder zu unserem Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten können Sie richten an:

Advanced Email Technologies
Via Stoppani 13, 24121 Bergamo, Italien
privacy@certifiedemail.pro

Sollten Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sein, haben Sie das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen. Da unser eingetragener Sitz in Italien liegt, ist unsere federführende Aufsichtsbehörde die Garante per la Protezione dei Dati Personali, Piazza Venezia 11, 00187 Rom, Italien — garanteprivacy.it. Wenn Sie in einem anderen EWR-Mitgliedstaat wohnhaft sind, können Sie auch bei der Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzstaats Beschwerde einlegen.